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バイトするなら知っておきたい 常識&トラブル対処法

常識人気5職種、絶対はずせない25の常識 職種オフィス

常識&トラブル対処法 身だしなみ    

ミュールでオフィスに出勤はNG
ミュールは、オフィスでは、階段や廊下などかたい床の上を歩く時にかかとの音が響いてうるさく、不向きです。オフィスでのお仕事では、パンプスや、ストラップのあるサンダルを選びましょう。仕事に集中していたり電話中の人にとっては耳障りなものです。

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オフィスにジーンスはNG
オフィスでのジーンズは、カジュアルすぎてビジネス向きとはいえません。ジーンズ以外の素材の洋服を選ぶのが無難です。もちろん、バイト先で特に決まりがない場合はその規則に従えばOK。ただ、あくまで仕事の場なので華美な服装は避けましょう。

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オフィスでは脱帽、がキホンです
お気に入りのオシャレな帽子をずっとかぶっていたい…そんな気持ちは分かるけれど、オフィス(室内)では脱帽がキホン。帽子を被ったままの挨拶は、失礼にあたります。きちんと守りましょう。

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バイト先までの途中、電車の中でお化粧してもよい?
化粧をしている本人は、恥ずかしくないようですが、周りからみると奇妙な光景です。結構周りの人は、メイクの一部始終を観察してしまうものです。 またバイト仲間の女の子の顔がメイクで完成するまでの様子を、最初から最後まで見てしまった同僚の気分を想像してみましょう。 バイトに行くときには準備する時間もしっかり確保して、メイクもきちんと家で済ませましょう。

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打ち合わせの時には必ずメモを持参!
打ち合わせに参加する時には必ずメモを持っていこう。その場で聞いただけでは、細かい指示を忘れてしまい、もう一度同じことを聞きなおすことになってしまいます。何か指示を受けるときや電話対応をするときなど、口頭で何かを聞くときにはメモをする習慣をつけましょう。

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数分の電車の遅れは、遅刻と認められない。
電車やバスでバイトに行く場合、気になるのがダイヤの遅れ。30分、1時間も事故などによって運行が停止している場合は仕方ないとしても、数分遅れた程度では遅刻とはならないと肝に銘じること。 バイト開始直前に仕事場に着くのでは準備ができないし、数分の遅れでも同僚にもお客様にも迷惑をかけてしまう。なお、遅れる場合はすぐに電話で連絡をするようにしよう。

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出版関係必見。どうしてもお客様との約束の時間までに間に合わない。こんなときの対応は?
とくに編集やデザインなどの仕事の現場では、締め切りに間に合わなくばたばたとする場合が多い。もし締め切り時間を過ぎてしまうのであれば、「間に合わない」とわかった段階で、関係者にはできるだけ早く伝えるようにしましょう。「すみません、お約束時間の午後3時を回りましたが、あと30分ほどで終わります!!」などと約束時間を過ぎてから連絡するなんてもってのほか。

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コピー機の調子が悪い…
コピー機、シュレッダーや冷蔵庫などなど、バイト先のみんなが使う機器が故障してしまったとき。不具合が生じている時に担当者が決められていればよいのですが、もし上司や先輩が仕事を中断してコピー機に詰まった紙を取り出そうとしたり、トナーの交換をしようとしているようなときには「私が代わりに対応します」と積極的に引き受けるようにしましょう。

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給湯室のポット。お茶を入れようとしたらお湯が切れていた!
休憩中に、お茶を飲もうと思ってポットからお湯を注ごうとしたら、空っぽだったとき。 そんなとき、お茶を飲むことをあきらめてそのまま席に戻ってしまった、なんてことありませんか!?誰かが沸かさないとみんながお湯を使えなくなってしまいます。次に使う人のためにも、気付いた時点でお湯を用意しておきましょう。 もちろん、ポットのお湯が完全になくなったときだけではなく、あなたが使ってなくなってしまったら注ぎ足しておきましょう。

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仕事中のいざと言うときの連絡先を確認しておこう
コピー機が壊れたり、パソコンの調子が悪くなったり…いろいろと自分で手を尽くしてみたもののどうにも上手く動いてくれないこと、ありますよね。そんなとき直ぐに連絡できるメーカーの担当者や、社内の担当者などの連絡先を押さえておくと便利です。 コピー機に連絡先を貼り付けておいたり、電話のすぐ近くに連絡先の一覧を用意しておくなど、できるだけ早く対応できるように準備をしておきましょう。

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おつかいで届ける書類はのぞかない、なくさない、汚さない!
取引先への請求書や、急な書類の届け物など、会社の書類は外部に漏らしてはいけない機密事項のかたまりです。いくら自分の勤め先のものだといっても、電車の中で取り出してのぞき込むようなことはしないように注意しよう。また、カバンの中で折れてしまった、雨で濡れてしまったということもあってはならないこと。外で、ごそごそ書類をいじっていたら、気がついたら1枚足りない!なんてことも。普段の仕事で届けものの仕事がよくある場合には、大きめのカバンや紙袋を準備しておこう。

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得意先に書類を出す時に、別の得意先の封筒を使わない!
書類のやり取りが多い場合、つい手元にある封筒を何度も使用することもあるかもしれない。でも、A社に書類を届ける時にB社の封筒を使うのはNG。もしかしたら両社がライバル会社だったりするようなケースも考えられます。それに、そもそもしわがついていたりテープやのりの跡がついたような封筒を使うのは相手に失礼に当たります。 外部に届ける際には、使い回しをせず、自分の会社から送る書類は自分の会社の封筒を使うのが安全です。

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インターネットでショッピングは家でしよう。
バイトが忙しいと、なかなかお買い物にいけない。そんな時、ネットショッピング便利ですよね。でも、仕事中、いくら手が空いても就業時間中には個人的なネットショッピングはNG。どうしても必要であれば、家に帰ってからするようにしましょう。

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バイト先のパソコンでフリーメールの使用はいけません。
たとえばお客様来店時、後輩が「いらっしゃませ」の声に元気がないとしたら。ついひとこといいたくなる気持ち、分かります。 ミスをしたらできるだけ早く指導してあげるのは先輩の役割。でもお客様の前で大きな声でしかるのはダメ。和やかな雰囲気が一瞬にして固まってしまい、お客様も暗い気分になってしまいます。また、しかられた後輩も急に元気がなくなって、仕事に集中できなくなるかもしれません。お客様がいるその場は先輩のあなたが率先してあいさつをしてやり過ごそう。そのあと、休憩中や控え室などで、後輩に注意をするなどしましょう。あくまでもお客様が気持ちよく過ごせる空間を提供することに徹しよう。

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テレアポバイトで「もう電話かけてくるな!」と怒鳴られた。
こんなときは「お忙しいところ、失礼いたしました」とわびて静かに受話器を置こう。人によっては心理的にダメージを受けてへこんでしまうかもしれない。でも、相手の気持ちも考えてみよう。もしかしたらお風呂に入っている最中で急ぎで出た電話だったかもしれない。テレアポのバイトならば、どんどんかけ続けなければいけないので、沈んだ気持ちのまま暗い自信のない声で電話をするのは避けよう。また、1日に何度も怒鳴られて怒りが蓄積されていることも・・・。そこで!ガチャンときったり、「あ、そうですか。じゃぁいいです」のように感情的になるのもよくありません。 気持ちを切り替えるトレーニング、絶好のチャンスと思って乗り切りましょう。

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無言電話禁止!
お客様に電話をかけると、留守番電話だったので、そのまま受話器を置いた。。。これ、NGです!1回目の電話では、必ず会社名と名前を名乗り、「後ほどかけ直させていただきます」と伝言を残しましょう。

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上司を呼び捨てにしてもいいとき
お客様からの電話。電話口の相手が話をしたいという上司、鈴木さんがいない場合どうしますか。「鈴木さんは今おりません」ではなく、「鈴木は今、外出しております」と答えましょう。自分の上司であっても、苗字だけの呼び捨てOK。

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電話がかかってきたら、メモを取るクセを
電話で聞いた内容は、意外に忘れやすいもの。特に同僚に伝えるメッセージや折り返しの電話を差し上げなければならない場合の連絡先電話番号や折り返しの電話をかけてよい時間帯など、聞いた内容を正確に記録しておかなければいけません。電話の直ぐ横にメモを用意しておこう。とくにかかってきた日時、相手の会社名やお名前、用件はキッチリメモして置こう。

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上司宛の電話を受けたときは?
相手の名前や会社名をしっかり聞き取り、メモを取りましょう。相手が「じゃぁ、また掛けなおします」といっても、「お急ぎでしたら●●(上司の名前)に連絡を取り、携帯電話から掛けなおさせましょうか?」や、「お電話を頂戴しましたこと、伝えておきます」などのひと言を添えましょう。

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クレームはメモで伝えないこと!
クレームを受けて大事なのは、迅速に対応すること。たとえ担当である上司がいなくても、携帯電話へ連絡を入れるとか、処理できる人にお願いするとか、なるべく早く対応しよう。

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「仕事が早い」ことがいいとは限らない!
仕事の中には、なるべく短い時間でてきぱきとこなさなければいけないものもありますが、必ずしもそうとは限りません。癒しを求めてバス用品を買いに来たり、崩れやすいケーキを扱うときにはスタッフがせかせかしていると雰囲気を壊したり大切な商品を傷めてしまうこともあります。 言葉遣いも同じ。速さがウリではない職場では、穏やかな口調でゆっくり丁寧に話しかけることも大切。オフィスワークでも、スピードではなく丁寧に間違いなく完成されることが求められる仕事もたくさん。あせらずに丁寧に仕事をしよう。

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パソコンで事務仕事。ワードやエクセルで分からないことがあったときどうしますか?
ワードやエクセルなどの機能は、慣れなければたくさんある機能を簡単には使いこなせないもの。マニュアル本が手元にない場合も多いし、毎回同僚に聞くのもちょっと恥ずかしい。そんな時検索サイトを利用してみてはいかがでしょうか。知りたいソフト名(例:ワード)と、やりたいことを入力・検索すると、手順をわかりやすく解説しているサイトにアクセスできるでしょう。 新しい技にドンドン挑戦してみましょう。

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予想外の仕事発生!残業するときのルールはこれ!
突然のトラブルや、予想外にたくさんのお客様が来てくれたときなど、いつもの勤務時間内に仕事が終わらなくなる、というのはよくあること。こういうときに大切なのは「●●の理由で30分ぐらい仕事が延びそうです」とあらかじめ上司に仕事の様子を連絡しておくこと。なぜ突然仕事が長引いたのかと、余計な心配をかけないように、こまめな連絡を心がけましょう。
会議に出たら、議事録を取るようにしましょう。
アルバイトのスタッフのあなたが会議に出席することもあります。 もちろん、あなたから積極的な発言を期待している場合もありますが、そうでない場合でも率先して裏方の役目を果たしましょう。机や椅子の配列をアレンジしたり、ホワイトボードの準備、マイクの準備など。場合によっては議事録までとることが必要かもしれません。 議事録の内容が、今後シゴトするときに、迅速に動くための欠かせない情報になるかもしれません。

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パソコンを持っての外出。電車の中でパソコンを網棚に置いてもいいの?
電車の中でパソコンは常に持っているようにしましょう。思わぬ企業秘密や個人情報などが、うっかり忘れたり盗まれたりすれば、法律にも関わる、重大な過失になりかねません。 必ず携帯するように気をつけましょう。

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