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バイト応募先から来た電話への折り返し対応について -時間帯やトーク例を徹底解説-

バイト

2018/04/04

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面接日程の相談や、合否の連絡など、バイトの応募先から電話がかかってくることはよくあります。しかし、乗り物での移動中などで電話に出られないということもあるでしょう。そんな時、不在着信への折り返し電話をするために押さえておきたいポイントを紹介します。

■折り返し電話のトーク例

応募先から不在着信があったら、こちらからかけ直すのが基本です。応募先から電話がかかってくるのは、面接の日程調整や選考結果などの重要な連絡なので、必ず早めに連絡しましょう。折り返しの電話をする場合は、要件を書き留められるように筆記用具とスケジュールを確認できるものを用意し、静かな場所を選ぶとよいです。

着信履歴のみ残っていた場合

着信履歴に気づいたら、できるだけ早めに折り返しの電話をします。電話がつながったら、まずは自分から名乗り、採用担当者に代わってもらうようにお願いしましょう。

「お忙しいところ失礼いたします。わたくしアルバイトに応募をしております○○と申します。△日の○時ごろ、ご連絡をいただいたのですが、採用ご担当者様はいらっしゃいますか。」

担当者に代わってもらったら、改めて名乗り、そのあとに電話に出られなかったことへのお詫びの言葉を伝えます。

「お忙しいところ失礼します。○時ごろ、お電話いただきました○○と申します。先ほどは電話に出ることができず申し訳ありませんでした。」

⇒ケース1:最初に電話に出たのが担当者だった場合

最初に電話を受けた人が採用担当者のこともあります。「採用ご担当者様はいらっしゃいますか」という問いかけに「はい、私です」などと言われたら、ケース1と同様に折り返し電話をした旨を伝えましょう。

「さきほどお電話をいただいたようなので、折り返しのお電話をさせていただきました」

⇒ケース2:担当者が不在だった場合

担当者が不在だった場合は、必ずこちらからかけ直す旨を伝え、都合のよい時間帯を確認するようにしましょう。

「では、また改めてお電話させていただきます。ご担当者様のご都合のよい時間帯はお分かりでしょうか。」

もしも、採用担当者から改めて電話すると言われた場合は相手側に従ってもよいです。

「承知いたしました。では、恐れ入りますが、○○(自分の名字)から電話があったことをお伝えください。よろしくお願いいたします。」

いずれの場合も、担当者が不在だったときは、質問や長い会話は控えて速やかに電話を終えることが大切です。

留守番電話が残っていた場合

留守番電話にメッセージが入っていた場合は、必ず内容を確認してからかけ直しましょう。

⇒ケース1:電話をかけ直すというメッセージが残っていた場合

「また改めてかけ直します」というような内容のメッセージだったとしても、こちらからかけ直すのが社会人としてのマナーです。また、すでに先方の要件が伝えられていて、かけ直しの必要がなさそうな場合でも、お礼の電話をするようにしましょう。

「お忙しいところ失礼いたします。アルバイトに応募をした○○と申します。採用ご担当の○○様はいらっしゃいますか。」

(担当者に代わってもらったら)

「アルバイトに応募した○○と申します。先程はお電話をいただきありがとうございます。メッセージを確認しました。○日の△時に○○(場所)ですね。どうぞよろしくお願いいたします。」

⇒ケース2:折り返し電話を希望するメッセージが残っていた場合

忙しい時間帯を避け、できるだけ速やかに折り返しの電話をしましょう。留守番電話のメッセージに「面接日時について相談があります」や「いつから勤務ができますか」など、自分への質問が入っている場合もあります。折り返しの電話をする前に質問に答えられるようきちんと準備しおきましょう。

困ったときの折り返し電話対応例

電車などで通話できないとき

応募先から電話があったとき、たまたま電車やバスといった公共の場にいるため通話ができないときや、相手の声が聞き取りにくいような騒がしい場所にいることがあるでしょう。その場合は、聞き間違いでのトラブルを防ぐために、状況を知らせて折り返しの電話をする旨を伝えましょう。

「申し訳ございません。ただいま電車内にいて通話ができないので、○分後におかけ直ししてもよろしいでしょうか。」

電車やバスなど、通話が困難な場所で電話に出ると、慌ててしまう原因に。あらかじめ留守番電話に切り替えておくことが、失礼な対応を防げる対策の一つです。

予定が確認できないとき

外出中に応募先から電話が入ったとき、確かな予定を確認できないこともあります。聞き間違いのトラブルを防ぐために、折り返したほうが賢明です。

「申し訳ございません。ただいま外出しておりまして、スケジュールが確認できません。○○時ごろ、おかけ直ししてもよろしいでしょうか。」

相手の声が小さくて聞き取りにくいとき

「申し訳ありません。お電話が少し遠いようなのですが、もう一度お話いただけますか。」

留守番電話のメッセージがよく聞き取れず先方の名前や要件が分からなかったとき

「お忙しいところ失礼いたします。わたくしアルバイトに応募しております○○(名前)と申します。先ほどお電話をいただいたようなのですが、出ることができませんでした。おそらく採用ご担当者様かと思うのですが、どなたかお分かりでしょうか。」

(担当者に代わったら)

「先ほどお電話いただいた○○と申します。メッセージをいただいたのですが、少しお電話が遠く聞き取れませんでした。大変恐れ入りますが、もう一度お話いただけないでしょうか。」

授業中や移動中など、電話に出られない状況は誰にでもあります。大切なのは、なるべく早くかけ直すことです。また、応募先の電話番号は登録しておくことも大事。どこからの電話なのかが分かり、電話に出る前に気持ちの準備ができスムーズな電話応対ができます。

■電話する時に必要なものは?

・メモ、ペン

電話をかける前には必ずメモとペンを用意しましょう。面接日時や初回の出勤日、自分が向かう場所などの情報を忘れないようにしっかりと記録しておく必要があります。その際、書き留めた内容を確認することも大切です。誤った情報を控えてしまうと、メモをしても意味がありません。最後に必ず復唱して、必要事項を確認しましょう。 

・スケジュール帳、カレンダー

スケジュール帳やカレンダーを用意しておくと良いでしょう。自身のスケジュールが確認できるため、「面接日に他の予定を入れていたのを忘れてた!」なんてダブルブッキングを防ぐことができます。

■連絡するタイミングに配慮しよう!

基本的には、その会社や店舗の営業時間内にかけるのがマナーです。しかし、始業直後は開店準備や朝礼などでバタつくことが多いので避けた方が良いでしょう。 

一般的な昼休憩にあたる正午〜13時に連絡するのも良くありません。その他、飲食店のランチ・ディナータイムなど、職場によって忙しいと予想される時間は連絡するのをやめておきましょう。忙しい時間に電話をかけてしまうと相手に迷惑がかかるため、連絡するタイミングには十分注意が必要です。

■周囲の環境も気にしよう!

相手の状況を気にするだけでなく、通話環境を整えておくことも大切です。教室や駅、飲食店など、人の多い場所は雑音が混じり、相手に声が伝わりにくくなってしまいます。また、周囲がうるさいと聞き間違える可能性も高まるので、なるべく静かで電波の良いところからかけるのが良いでしょう。

■まとめ 

担当の方と電話で話すのは緊張すると思いますが、明るくハキハキとした声を心がけましょう。どうしても自信がない場合は、折り返しの電話をする前に話す内容や質問事項をメモしておくと良いでしょう。相手の都合を気にかけて、誠意を持って連絡すれば、きっとうまく連絡ができるはずです。

監修

 

ライフサポーター Dre-am 主宰 武冨 美惠子(たけとみ みえこ)

マナー講師・姿勢教育アドバイザー。
「美活・美育・美ECO」をモットーに、美しい立ち居振る舞いや所作を伝える。
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