電話をかける前に、質問とメモを用意しよう。
・応募しようとしている求人情報のコピー、またはメモ帳・質問内容や、確認したいことをまとめて書き出しておこう
電話に慣れていないと、慌てて質問したい内容を忘れてしまったり、聞いた内容を忘れてしまったりしがち。 そんなことがないように、求人の中で質問したいことが分かるようにまとめたり、メモ帳とペンを用意したりしておくと安心です。
初めて電話する場合は、誰だって緊張するものです。言葉遣いを間違えてしまったり、声が上ずったりするのは問題ありませんが、会話が成立しないほど緊張してしまっては元も子もありません。過度の緊張を回避するためにも、自信をもって電話ができるように、次に紹介するポイントをしっかり押さえておきましょう。
聞き取りやすい声で、しっかりあいさつする
コミュニケーションの基本であるあいさつは、仕事においてもとても大切です。あいさつがきちんとできているだけで、社会常識のあるしっかりした人だと好印象を持ってもらえます。明るく、ハキハキとあいさつしましょう。事前に何度か練習しておくとスムーズにあいさつできますよ。
用件を簡潔に伝える
電話の目的を簡潔に伝えましょう。かかってきた電話の内容が要領を得ないと、「仕事ができなさそうだな」「採用するのはちょっと心配だな」と、相手にマイナスの印象を与えてしまうことに。また緊張していると、ついつい早口になってしまいがちですが、ゆっくり、はっきりとした口調で、丁寧に話しましょう。例え相手がフランクに話してきたとしても、「うん」「そうだね」など、友だちのように話すのはNGです。
面接日時など、大事なことは復唱して確認する
面接日時や持ち物など、大事なことは必ず復唱をし、聞き間違いを防ぎましょう。相手の言葉が聞き取れなかった場合は、「申し訳ございません、聞き取れなかったのでもう一度お願いできますか」と、遠慮なく聞き返しましょう。
電話を切るタイミングは、相手が切った後に
用件が終わったら、「当日はどうぞよろしくお願いいたします。失礼いたします」とあいさつをし、相手が電話を切ったのを確認してから、電話を切りましょう。最後まで丁寧に対応することで「感じのよい人だったな」と好印象を残すことができます。
求人情報に記載されている内容は限られています。内容が不明確で応募を迷ってしまったり、自分がイメージしていたものと実際の仕事にギャップがあったりすることもしばしば。そんな事態を回避するためにも、事前に確認しておくことは大切です。忙しい担当者に負担をかけないためにも、聞きたい内容を整理し、要点を抑えて確認しましょう。
募集要項
募集要項で不明な点があれば、必ず確認しておきましょう。特に、・仕事の内容と時給
・勤務場所
・勤務時間やシフトの体制
・仕事の開始時期
面接場所
勤務先と面接場所が異なる場合があるため、必ず確認を取りましょう。その際、交通アクセスなど、自分で調べればわかることまで質問すると、印象を悪くする場合もあるので注意しましょう。当日の服装や持ち物、面接にどれくらい時間がかかるのかも聞いておくと安心です。
